Cosa Aspettarsi dal Proprio Amministratore di Condominio – La Mini-Guida

Fabio Ferretti •
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Le 10 regole base che l’amministratore di condominio deve rispettare

Ciao e ben tornato su Condopedia.

Qualche giorno fa, in un altro articolo, abbiamo visto come riconoscere un amministratore di condominio di serie A.

Saper riconoscere un amministratore di serie A è importante se vuoi che il palazzo dove vivi sia tutelato e valorizzato.

Detto questo, è ancora più importante sapere cosa deve fare l’amministratore di condominio per poter garantire una vita condominiale serena e compiere il suo dovere.

Per far questo utilizzeremo come alleata la legge, ma non preoccuparti, non sarà niente di tecnico o complesso.

Alla fine di questo articolo, avrai chiaro quali sono le regole che il tuo amministratore deve rispettare per far bene il suo lavoro e quindi potrai immediatamente verificare l’operato del tuo.

Ok partiamo:

1. AZIONI BASE DI UN AMMINISTRATORE CHE PUO’ DEFINIRSI TALE

“eseguire le deliberazioni dell’assemblea, convocarla annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale e curare l’osservanza del regolamento di condominio” questo viene riportato al primo punto dell’art. 1130 del codice civile.

Dividiamo l’articolo in 3 categorie:

  • Convocare l’assemblea annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale

Questo significa che, innanzitutto l’assemblea di condominio deve essere convocata tutti gli anni.

Nonostante in dodici mesi possono cambiare tante cose e, una sola assemblea potrebbe essere non sufficiente, almeno una diventa necessaria e infatti la legge è molto chiara, l’assemblea di condominio va convocata annualmente.

Fare l’assemblea annuale è un po’ come fare le analisi del sangue.

Fai un check e controlli che i valori siano giusti.

Fare questo check annualmente ti permette di avere la situazione sotto controllo e, nel caso alcuni valori siano sballati, poter intervenire subito, prima che la situazione peggiori.

L’assemblea di condominio è simile, serve a fare un check di quello che è successo durante l’anno, eppure non tutti gli amministratori la convocano annualmente.

Se è anche il tuo caso, ti consiglio di pretendere che l’assemblea di condominio sia convocata annualmente, lo dice la legge e quindi ne hai tutto il diritto (e se tieni alla tua “salute condominiale”, anche il dovere).

“Fabio, ma perché l’assemblea è così importante?”

Hai ragione scusami, a volte tendo a dare le cose per scontato, anzi, quando capita non esitare a lasciare un commento con delle domande di approfondimento!

L’assemblea è così importante perché serve ad approvare il rendiconto condominiale, ovvero quel documento in cui devono essere scritte tutte le informazioni in merito all’andamento economico del condominio.

Quante quote sono state versate, quante e quali spese sono state sostenute con allegati tutti i documenti, come fatture e scontrini, che danno prova della spesa realmente eseguita, quanti fornitori sono ancora da pagare e perché non sono stati ancora pagati (in un articolo precedente abbiamo visto che non pagare i fornitori puntualmente fa sì che i migliori non vogliono lavorare con il tuo amministratore e che quelli che ci lavorano non daranno il massimo visto che non vengono pagati).

Queste informazioni devono essere contenute all’interno del documento di rendiconto condominiale che per essere completo deve contenere anche l’estratto conto del conto corrente condominiale per documentare tutte i movimenti di denaro che sono stati effettuati.

Ok, fermati e rileggi l’ultimo paragrafo.

Molti amministratori non inseriscono l’estratto conto del conto corrente condominiale. Inserirlo, infatti, significa essere totalmente trasparenti sulle operazioni effettuate durante l’anno e, purtroppo, non tutti possono permetterselo…

Pretendilo, così avrai chiaro con chi hai a che fare.

Il tutto deve essere di facile comprensione per te, che non sei un addetto ai lavori.

Inoltre, devi anche avere la possibilità di fare domande per avere spiegazioni e sarebbe quindi opportuno che, il rendiconto ti fosse inviato in anticipo rispetto alla riunione e non due giorni prima…

Proseguiamo alla seconda categoria:

  • Eseguire le deliberazioni dell’assemblea

L’amministratore di condominio, quindi sì, anche il tuo, è OBBLIGATO ad eseguire tutto ciò che si decide in assemblea e non può prendere decisioni da solo.

Questa significa che se viene presa una decisione, lui deve far sì che questa venga realmente eseguita.

Inoltre significa che, anche operazioni “base”, come cambiare o no il fornitore di luce e gas, decidere chi deve svolgere la manutenzione dell’ascensore oppure decidere chi deve cambiare le lampadine delle scale, devono essere decise dall’assemblea e quindi anche da te.

Lo so che il tuo amministratore ha cercato di convincerti che non è così, molto probabilmente si è preso la libertà di cambiare qualche fornitore senza nemmeno avvisarti, ma è arrivato il momento di capire come stanno davvero le cose.

Quando un amministrare di condominio cambia fornitore senza l’approvazione dell’assemblea sta succedendo qualcosa di poco chiaro, che merita di essere approfondito, ma lo faremo in un altro articolo dedicato.

Ora andiamo avanti ed arriviamo all’ultima categoria:

  • Curare l’osservanza del regolamento di condominio

L’amministratore di condominio è obbligato a rispettare il regolamento condominiale. Probabilmente ti starai chiedendo cos’è il regolamento condominiale.

Se è così, tranquillo, anch’io, come te, fino a qualche anno fa non avevo idea della sua esistenza.

“Quando in un edificio il numero dei condomini è superiore a dieci, deve essere formato un regolamento, il quale contenga le norme circa l’uso delle cose comuni e la ripartizione delle spese, secondo i diritti e gli obblighi spettanti a ciascun condomino, nonché le norme per la tutela del decoro dell’edificio e quelle relative all’amministrazione”.

Il regolamento è quindi la bussola del condominio, il documento che insieme alle leggi dello Stato stabilisce diritti e doveri di ogni condomino e come deve essere amministrato il condominio.

La realtà, però, è che nella maggior parte dei casi, nessuno conosce questo documento e anche se lo conosci, molto probabilmente non lo hai mai letto.

E’ molto importante, invece, tenerlo sempre sottomano, per capire innanzitutto come deve comportarsi ogni persona che vive nel tuo condominio, ma soprattutto per verificare il comportamento del tuo amministratore.

Se non lo hai mai visto prima, richiedilo al tuo amministratore e tienilo sempre a portata di mano!

Molto bene!

Abbiamo appena visto le azioni base di un amministratore di condominio che può definirsi tale.

Passiamo alla seconda regola:

2. COME L’AMMINISTRATORE DEVE COMPORTARSI CON L’USO DELLE COSE COMUNI

Il secondo punto dell’articolo 1130 del codice civile dice una cosa ulteriore che “l’amministratore deve disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condòmini”.

Ora non so tu cosa ne pensi ma questa frase che apparentemente può sembrare scontata, in realtà non lo è affatto.

La legge parla chiaro, l’amministratore di condominio DEVE assicurarsi che l’uso delle zone comuni e che i servizi decisi dall’assemblea, siano utilizzabili a tutti i condòmini allo stesso modo.

Che parliamo dell’ascensore, della piscina, del giardino o di qualsiasi altro spazio comune, non fa differenza.

L’amministratore deve essere sopra le parti, e non deve schierarsi a favore di nessuno e/o contro nessuno in particolare.

Lo so, probabilmente ti staranno già venendo in mente situazioni in cui non si è comportato così.

Immagina, ad esempio, come viene gestito il parcheggio condominiale, i tuoi vicini trovano sempre un posto libero e tu, che magari torni tardi la sera da lavoro, non trovi mai posto, eppure il parcheggio è anche tuo e deve essere garantito a te, come a tutti gli altri, di poterlo usare.

La verità è che ci sono molti casi in cui l’amministratore non è imparziale, spesso all’interno del condominio si creano dei conflitti di interesse che condizionano il comportamento dell’amministratore e lui risulta essere sbilanciato verso uno o un gruppo di condòmini, a discapito di altri.

Prendiamo ad esempio il caso in cui alcune delle unità immobiliari di un palazzo sono di proprietà di un’impresa edile. L’imprenditore dell’impresa edile avrà più influenza sul comportamento dell’amministratore.

E sai perché? Perché l’imprenditore potrebbe “raccomandarlo” in altri condomini. Quindi magari chiude un occhio se l’impresa è indietro con il pagamento delle quote condominiali, o magari non fa nulla se occupa il parcheggio condominiale anche quando toccherebbe a te.

Queste cose possono sembrare di poco conto, ma in realtà ogni volta che qualcuno non paga le rate condominiali si traduce in meno servizi per tutto il condominio, con la conseguenza di trovarsi poi con il passare del tempo con problemi ben più seri e gravi.

Procediamo con la terza regola:

3. ASSICURARSI CHE TUTTI PAGHINO LE RATE E PROCEDERE CON LA MANUTENZIONE ORDINARIA DELLO STABILE

Al terzo punto dell’articolo 1130 del codice civile troviamo: “riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni”

E’ quindi arrivato il momento di parlarti di un argomento scomodo, sia per alcuni amministratori di condominio che per alcuni condòmini.

Senza giri di parole vado dritto al punto, ora parliamo di soldi!

Intorno al condominio ruotano davvero tanti soldi, è per questo motivo che il mondo condominiale e gli addetti ai lavori continuano a scambiarsi informazioni, a fare corsi, convegni ed a costituire associazioni lasciando fuori da questo circolo chi in condomino vive, come te.

Prima di entrare nel vivo dell’argomento faccio una piccola premessa, se sei un condòmino che abitualmente non paga le rate condominiali, questo articolo non fa per te.

Io mi schiero dalla parte di chi paga sempre regolarmente e cerco di aiutarlo ad ottenere il massimo servizio, la massima trasparenza dal proprio amministratore e portarlo ad ottenere una maggiore serenità.

Ma cosa c’entra tutto questo con i soldi?

Beh, devi sapere che tra gli obblighi di legge dell’amministratore di condominio uno dei principali è proprio quello di riscuotere le rate condominiali da tutti i condòmini e pagare i fornitori per i servizi e i lavori di manutenzione ordinaria.

Mentre lo scrivo mi dico tra me e me: è così semplice questo punto della legge, come mai allora molti amministratori non fanno nulla per incassare le somme dai condòmini e di conseguenza non pagano i fornitori?

Cavolo, la legge parla chiaro. L’amministratore può e deve fare tutto il necessario per ottenere le somme dovute dai condòmini, azioni legali comprese.

La legge indica addirittura delle tempistiche ben precise per fare il recupero delle rate non pagate.

Ma allora come mai l’amministratore non fa quasi mai tutto il necessario?

Chiedere le somme ai condòmini è una pratica scomoda, soprattutto se poi si deve ricorrere all’avvocato e generalmente l’amministratore non vuole mettersi contro nessuno per paura di non vedere rinnovato il suo mandato.

Così facendo però si innesca un circolo vizioso dove chi paga si ritrova a pagare anche per chi non paga…

Chiudo questo punto consapevole che molti amministratori di condominio mi daranno contro per le cose che ho appena scritto, ma per me è importante che a te rimangano due concetti:

  • pretendere che l’amministratore faccia tutto il necessario per incassare le rate da tutti i condòmini;
  • pretendere che il tuo amministratore paghi regolarmente i fornitori per avere fornitori migliori e servizi più efficienti.  

Andiamo ora con la quarta regola:

 4. CONSERVARE LE PARTI COMUNI

Precisamente il quarto punto dell’articolo 1130 del codice civile dice: “compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio”.

La legge purtroppo lascia uno spazio ampio di interpretazione e molti amministratori se ne approfittano.

Compiere atti conservativi vuol dire che l’amministratore è obbligato a conservare in buono stato le parti comuni altrimenti ne è responsabile personalmente.

Più avanti ti farò degli esempi per farti comprendere meglio, ma è fondamentale che ti soffermi a riflettere su un aspetto, l’amministratore non può scegliere se fare o non fare determinate azioni.

E’ obbligato a fare tutto il necessario per tutelare, ad esempio, la sicurezza dei condòmini se un muro è rovinato, oppure sistemare un tetto rotto per evitare che delle tegole ti cadano in testa.

Riconosco che sia difficile delimitare una linea netta tra ciò che rientra in atti conservativi e cosa invece rientra in lavori straordinari che devono essere decisi necessariamente dall’assemblea e in questa zona “grigia” molti se ne approfittano in diversi modi.

Alcuni abusano del potere e del ruolo di amministratore per prendere decisioni e iniziative che invece devono passare per l’assemblea, altri sono vittima di immobilismo e non prendono decisioni mettendo a rischio la sicurezza dei condòmini o la tutela dei diritti negli spazi comuni.

In sostanza con questo punto la legge definisce i poteri attribuiti all’amministratore di condominio per poter operare in autonomia senza dover passare per l’assemblea.

In linea generale si considerano atti conservativi tutte le azioni a tutela dei diritti inerenti le cose comuni. Ecco di seguito alcuni esempi di cosa può decidere l’amministratore senza passare per l’assemblea:

a) sostituire e/o fare manutenzione del lucchetto o della serratura del cancello comune;

b) fare richiesta al giudice un provvedimento che obblighi l’amministratore precedente alla consegna di tutta la documentazione del condominio;

c) azioni contro l’appaltatore per gravi difetti dell’immobile;

d) tutto ciò che mira a mantenere l’integrità del patrimonio, in altre parole prende in considerazione gli atti che siano rivolti a prevenire o rimuovere il pericolo derivante dalla (imminente o già avvenuta) rovina, degrado, scorretto utilizzo di parti comuni;

e) rientrano in questa categoria sia decisioni operative, cioè il ripristino di un muro o del tetto; ma anche azioni processuali contro condòmini stessi o contro terzi per tutelare i diritti sugli spazi comuni;

Ti faccio degli esempi pratici e più comuni così da farti capire cosa l’amministratore NON può decidere in autonomia, in questo modo sai come comportarti nel caso ti dovessi accorgere che qualcosa non va:

  • NON può decidere di stipulare contratti di assicurazione per il condominio da solo ma deve essere deciso in assemblea. Non entro nel tecnico ma l’assicurazione non rientra tra gli atti conservativi perché l’assicurazione serve ad alleggerire i condòmini da un rischio, non elimina il rischio in sé ma sposta il rischio dai condomini alla compagnia assicurativa,
  • NON può stipulare un contratto di mutuo a nome del condominio anche se il finanziamento serve a coprire costi di manutenzione,
  • NON può effettuare pagamenti con altri titoli di pagamento come cambiali o altro;
  • NON può stipulare contratti per lavori di straordinaria manutenzione, fatta eccezione dei lavori di assoluta urgenza che possono mettere in pericolo la sicurezza dei condòmini o a cose e persone esterne al condominio.  

La cosa importante che devi comprendere da questo punto è che l’amministratore deve operare negli interessi del condominio, deve tutelare la sicurezza di chi ci vive e proteggere le parti comuni che utilizzano tutti i condòmini.

Questo è lo spirito della legge, l’amministratore deve operare con la massima diligenza professionale.

Per fare questo ci vuole la massima trasparenza da parte dell’amministratore e la massima fiducia e convinzione che lui operi per i tuoi interessi e non per i suoi.

Passiamo ora alla quinta regola:

5. ESEGUIRE GLI ADEMPIMENTI FISCALI

Eh sì, perché il condominio è un sostituto d’imposta.

Cosa vuol dire sostituto d’imposta? Vuol dire molto semplicemente che il condominio in alcuni casi paga parte di tasse per conto di aziende che operano nel condominio stesso.

Nella pratica il condominio riceve la fattura dal fornitore con l’indicazione della ritenuta di acconto, cioè le tasse da pagare e paga alla ditta la fattura al netto della ritenuta di acconto versando poi al fisco le tasse che avrebbe dovuto pagare la ditta.

Questo accade indipendentemente dal numero di unità immobiliari nel condominio, se hai nominato o meno un amministratore di condominio.

Questo è uno dei motivi per cui gestirsi da soli non è mai la scelta più adatta. Se non vengono rispettati gli adempimenti fiscali, le responsabilità ricadono addosso ai condòmini e sappiamo entrambi che il fisco quando deve riprendere le somme dovute non fa sconti a nessuno!

Ovviamente per poter rispettare tutti gli adempimenti, rispettare le scadenze fiscali l’amministratore dovrà necessariamente tenere aggiornata la contabilità.

In quanti lo fanno davvero?

Le ritenute di acconto vanno calcolate nel caso in cui il condominio assume un lavoratore dipendente (come ad esempio nel caso del portiere), incarica un professionista per una consulenza oppure stipula un contratto d’appalto per la fornitura di servizi o la prestazione di opere.

Una delle mie promesse è quella di non parlarti in maniera tecnica perché il mio obiettivo è far capire a te che vivi in condominio cosa deve fare il tuo amministratore e capire se sta tutelando la tua serenità e la tua sicurezza.

Una volta capito questo solo poi possiamo decidere quali azioni fare.

Per questo motivo qui di seguito ti farò un elenco degli adempimenti fiscali obbligatori per farteli conoscere senza addentrarmi troppo nei tecnicismi, magari puoi stamparli e farne una lista da spuntare con il tuo amministratore per capire cosa sta facendo e cosa no.

Quali sono gli adempimenti fiscali del condominio?

  • Pagamento mensile delle ritenute di acconto. Questo si aggancia al discorso fatto prima e cioè che il condominio è un sostituto di imposta, per ogni fattura pagata entro il 16 del mese successivo deve essere versato l’importo trattenuto al fornitore e versarlo al fisco con un modello f24.
  • Trasmissione del mod. 770. Questo è strettamente legato al primo punto, in sostanza entro il 31 ottobre di ogni anno l’amministratore deve presentare al fisco la dichiarazione delle ritenute d’acconto e dei relativi versamenti effettuati.

La mancata presentazione della dichiarazione è punita con una sanzione dal 120% al 240% dell’ammontare delle ritenute non versate, con un minimo di 250,00 euro. Ove le ritenute su compensi, interessi e altre somme siano state interamente versate, la sanzione invece va da 250,00 a 2.000,00 euro. Capisci perché è importante verificare che l’amministratore rispetti queste scadenze?

  • Comunicazione dei lavori soggetti a detrazioni fiscali.

Entro il 28 febbraio di ogni anno l’amministratore di condominio deve comunicare all’anagrafe tributaria le spese sostenute dal condominio nell’anno precedente con riferimento ai lavori soggetti alle detrazioni fiscali come Ecobonus, Bonus facciate (sugg.: se non sai cos’è il bonus facciate puoi andare qui – link articolo), ecc..ecc..

  • Rilasciare le relative certificazioni uniche (CU). Nel caso in cui il condominio assume un lavoratore dipendente, un lavoratore occasionale oppure autonomo deve inviare all’ Agenzia delle Entrate entro il 7 marzo di ogni anno una dichiarazione con le somme pagate, il motivo di questi pagamenti e le eventuali ritenute di acconto versate nell’anno precedente.

Per ogni certificazione omessa, tardiva o errata è prevista l’applicazione di una sanzione pari a 100 euro per singolo adempimento con il limite massimo di 50.000 euro. Se è trasmessa una certificazione unica errata, poi corretta e nuovamente trasmessa entro 5 giorni non si incorre in nessuna sanzione.

  • Imu e Tasi condominio. L’amministratore ha l’obbligo di versare le imposte per le parti comuni. In breve l’Imu (imposta municipale propria), è l’imposta che si paga su immobili di proprietà o di cui si ha un godimento reale. Se il condominio ha un locale di proprietà in quel caso va pagata questo tipo di imposta. Mentre la Tasi è la tassa sui rifiuti urbani. Il versamento deve essere effettuato in due rate, il 16 giugno e il 16 dicembre.
  • Inviare del modello AC per amministratori di condominio. L’amministratore che risulta in carica al 31 dicembre di ogni anno è obbligato all’invio del modello AC. Questo modello serve per comunicare all’ Anagrafe tributaria l’importo complessivo dei beni e servizi acquistati dal condominio nell’anno solare e i dati dei fornitori. Da questa dichiarazione vanno esclusi:
  • i dati relativi alle forniture di acqua, energia elettrica e gas;
  • i dati, relativi agli acquisti di beni e servizi effettuati nell’anno solare, che risultano, al lordo dell’IVA, non superiori complessivamente a euro 258,23 per singolo fornitore;
  • i dati relativi alle forniture di servizi che hanno comportato da parte del condominio il pagamento di somme soggette alle ritenute alla fonte, in quanto già comunicati attraverso la dichiarazione dei sostituti d’imposta presentata dal condominio (modello 770).

Lo so, ti avevo promesso di non essere tecnico e qui un po’ lo sono stato, ma era necessario per darti un quadro completo della situazione.

Andiamo ora al sesto punto:

6. CURARE LA TENUTA DEL REGISTRO DI ANAGRAFE CONDOMINIALE

Questo è il sesto punto dell’articolo 1130 del codice civile.

L’amministratore di condominio deve tenere aggiornato il registro anagrafe condominiale, una specie di carta d’identità del condominio.

Il registro comprende:

  • le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e diritti personali di godimento, ovvero proprietari, inquilini e chiunque può godere dell’immobile,
  • i dati devono essere completi di codice fiscale,
  • residenza/domicilio;
  • i dati catastali di ogni singola unità immobiliare;
  • ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.

Ogni singola variazione dei dati deve essere comunicata entro sessanta giorni oppure nel caso in cui i dati non sono ancora stati forniti, deve richiedere con lettera raccomandata tutte le informazioni necessarie a completare il registro anagrafe.

Passati i trenta giorni, in caso di risposta incompleta oppure in assenza di risposta da parte del proprietario dell’immobile, l’amministratore deve acquisire le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili.

Forse ti stai chiedendo come mai è così importante che l’anagrafe condominiale sia aggiornata costantemente e voglio farti comprendere che devi pretendere che il tuo amministratore faccia i controlli e aggiorni i dati almeno ogni 6 mesi.

Per prima cosa è importante sapere chi è il proprietario dell’immobile. Questo è fondamentale, soprattutto in un mercato immobiliare in continuo cambiamento, gli immobili vengono venduti sempre più frequentemente ed è importante che il condominio sappia chi deve pagare le spese.

Non solo per le spese, ma è importante sapere chi deve partecipare alle assemblee, chi ha potere di decidere e quindi il diritto di voto nelle delibere dell’assemblea.

Altra cosa importante è conoscere i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, sapere se nel corso del tempo vengono fatti lavori e quindi vengono variate le disposizioni iniziali dell’immobile.

Inoltre, è necessario soffermarsi sulla sicurezza perché quasi nessuno fa oggi in Italia ed invece è di assoluta importanza.

Quando compri casa fai un investimento molto importante, la casa rappresenta un luogo di riparo per te e per i tuoi cari. Spendi molti soldi per renderla bella e accogliente al suo interno e non c’è niente di male.

L’unica cosa che non capisco è come mai non ti preoccupi di vivere in sicurezza.

Devi pretendere che l’amministratore mantenga in sicurezza il tuo condominio e di conseguenza sarà in sicurezza la tua casa e di riflesso tu ed i tuoi cari.

Il concetto di anagrafica condominiale è strettamente collegato al concetto di sicurezza, sapere chi sono i proprietari permette all’amministratore di capire chi deve convocare per approvare i bilanci e decidere che tipi di interventi si vogliono programmare per fare manutenzioni e mantenere in sicurezza il condominio.

Se qualcuno è moroso e non paga le quote condominiali, deve sapere a chi richiederle e dove rintracciare il proprietario.

Ne consegue che mantenere l’anagrafica condominiale aggiornata e in perfetto ordine ti permette di vivere sereno e di dormire sonni tranquilli perché sai che il tuo amministratore è proiettato a farti stare bene.

Passiamo al punto sette dell’articolo 1130 del codice civile:

7. CURARE LA TENUTA DEL REGISTRO DEI VERBALI DELLE ASSEMBLEE, DEL REGISTRO DI NOMINA E REVOCA DELL’AMMINISTRATORE E DEL REGISTRO DI CONTABILITÀ.

Un concetto che forse ho dato per scontato nei precedenti punti e che invece vale la pena sottolineare è che i documenti che l’amministratore deve produrre e tenere aggiornati sono di proprietà del condominio.

Per questo motivo ogni condomino può e deve verificare che la documentazione sia in ordine perché in caso di cambio amministratore si possono perdere dei collegamenti su alcune decisioni prese e quindi non riuscire a ricollegare la storia del condominio stesso.

La storia è la più importante delle nostre insegnanti perché ci aiuta a guardare il futuro con più consapevolezza e maturità. Come diceva Confucio – studia il passato se vuoi prevedere il futuro.

Stessa cosa vale per il condominio, conoscere la storia del condominio ti mette al riparo da possibili rischi in futuro.

Su questo concetto si fonda questo punto

Quindi, l’amministratore è obbligato per legge appunto a curare la tenuta del registro:

  • dei verbali delle assemblee;
  • di nomina e revoca dell’amministratore;
  • registro di contabilità;

Il registro dei verbali delle assemblee deve tenere traccia di tutto quello che succede nelle assemblee di condominio, la mancata costituzione dell’assemblea, le delibere, le eventuali dichiarazioni dei condomini e il regolamento condominiale, se adottato.

Il registro di nomina e revoca dell’amministratore deve riportare scrupolosamente le date di nomina dell’amministratore e le date di revoca di ciascun amministratore di condominio.

Molto importante è riportare nel registro di revoca in caso di provvedimento giudiziale gli estremi del decreto.

Questo ultimo punto è molto importante perché in caso di revoca giudiziale un amministratore non può più essere nominato in futuro nel condominio che lo ha revocato.

Il registro di contabilità può essere tenuto anche su supporto informatizzato e deve essere aggiornato in ordine cronologico entro 30 giorni da quando vengono effettuati i singoli movimenti, sia in entrata che in uscita.

Arriviamo ora al punto 8 dell’articolo 1130 del codice civile:

8. CONSERVARE TUTTA LA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLA PROPRIA GESTIONE RIFERIBILE SIA AL RAPPORTO CON I CONDOMINI SIA ALLO STATO TECNICO-AMMINISTRATIVO DELL’EDIFICIO E DEL CONDOMINIO

Una delle domande più frequenti che mi vengono rivolte nel nostro gruppo Facebook da parte di chi vive in condominio è:

“Posso richiedere i documenti contabili del condominio?”

e subito dopo:

“L’amministratore mi ha detto che se voglio vedere i documenti contabili e le pezze di appoggio mi addebita le ore perse dalla segretaria, può farlo?”

Proviamo a fare un pò di chiarezza.

L’amministratore è obbligato a conservare tutta la documentazione relativa alla propria gestione, riferibile sia al rapporto con i condòmini, sia nello stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio.

Questo vuol dire che per 10 anni dalla data di registrazione di un documento contabile, questo deve essere tenuto in un archivio, assieme a tutta la documentazione relativa alla gestione.

Questi documenti con le relative pezze di appoggio possono essere visionati dai proprietari e da chi ne ha diritto in qualsiasi momento.

C’è di più, in realtà l’amministratore quando viene nominato per la prima volta in un condominio oppure viene rinnovato il suo mandato deve dichiarare espressamente nel contratto di mandato il luogo dove tiene l’archivio dei documenti e i giorni e gli orari in cui i condòmini possono recarsi da lui per poterli visionare.

Non solo è un obbligo dell’amministratore mettere i condòmini nelle condizioni di visionare i documenti, ma è tuo dovere verificare periodicamente la documentazione, ogni 2-3 mesi e intervistare l’amministratore di condominio per capire com’è l’andamento finanziario. Ad esempio, se si stanno pagando i fornitori, se tutti i condomini versano regolarmente le quote e chiedere di visionare anche il conto corrente condominiale per capire se tutti i pagamenti transitano nel conto corrente e se ci sono prelievi da parte dell’amministratore.

E’ necessario visionare anche tutte le “pezze di appoggio”, cioè i giustificativi di spesa, tutte le ricevute, le fatture e gli scontrini che giustificano la spesa effettuata dall’amministratore per il condominio, dalla cancelleria a tutte le altre spese.

Alla tua richiesta l’amministratore non può opporsi perché è suo dovere per legge conservare la documentazione e farla visionare nei giorni e negli orari stabiliti da lui stesso.

Molti che sanno di non avere tutto in ordine o magari hanno qualcosa da nascondere cercano in tutti i modi di dissuadere i condòmini dal verificare la documentazione, spesso si sentono attaccati e vanno sulla difensiva ma credimi non c’è niente di male nel voler verificare.

Se l’amministratore non ha niente da nascondere, dovrebbe essere per lui l’occasione per rafforzare un rapporto di fiducia e dimostrare la sua totale trasparenza facendo vedere il bel lavoro ordinato che sta facendo per il condominio.

Dovrebbe interpretare il comportamento del condomino come maggiore partecipazione e questo dovrebbe fargli piacere perché maggiore partecipazione vuol dire un condominio più sano e sicuro.

Come dicevo, uno dei modi per ostacolare i condòmini è quello di chiedere dei soldi per visionare la documentazione, ma attenzione!

Può richiedere un rimborso spese, ripeto un rimborso spese, solo nel caso in cui un condomino voglia fare copia dei documenti e portarli via. Con questa logica la legge infatti prevede un rimborso spese per le copie e per la carta ma non altro, quindi se ti viene richiesto altro, come tempo impiegato a mostrarti la documentazione inizia a preoccuparti, probabilmente c’è qualcosa non và.

Punto 9 dell’articolo 1130 del codice civile:

9. FORNIRE AL CONDOMINO CHE NE FACCIA RICHIESTA ATTESTAZIONE RELATIVA ALLO STATO DEI PAGAMENTI DEGLI ONERI CONDOMINIALI E DELLE EVENTUALI LITI IN CORSO

Le rate condominiali devono essere pagate!

Da ciò dipende, infatti, il buon andamento della gestione condominiale.

In caso di mancato versamento delle quote:

  • l’amministratore può avviare la procedura giudiziale di recupero del credito senza bisogno di autorizzazione dell’assemblea,
  • i creditori possono ottenere i nominativi dei condomini morosi ed agire nei loro confronti (sì hai letto bene!),
  • in caso di mora nel pagamento che si sia protratta per un semestre, l’amministratore può interrompere al condomino moroso l’utilizzazione dei servizi comuni che sono suscettibili di godimento separato.

Ora, se sei proprio tu, per le più diverse ragioni, un condomino moroso, fai attenzione!

In primo luogo, l’amministratore comunicherà ai creditori condominiali che gliene facciano richiesta, i tuoi dati e potresti, così, trovarti a subire un’azione esecutiva promossa da chi temporeggerà ben poco.

In secondo luogo, potresti trovarti senza casa. In questo caso, infatti, c’è sempre un bene aggredibile: l’unità immobiliare che, molto spesso è anche l’abitazione principale. L’assemblea, quindi, potrà sempre intraprendere la strada dell’esecuzione immobiliare.

In terzo luogo, non pagare le quote condominiali, vuol dire non dare la possibilità all’amministratore di pagare i fornitori per la manutenzione ordinaria e straordinaria.

E’ come darsi la zappa sui piedi perché di conseguenza l’immobile può perdere valore nel tempo, oltre a creare disagi e uno stato di sicurezza precaria in condominio.

Qualsiasi condomino in qualsiasi momento può recarsi dall’amministratore e chiedere lo stato dei pagamenti sia suoi che degli altri condòmini e se ci sono in corso eventuali liti in corso.

L’amministratore è obbligato a rilasciare queste informazioni con un documento da lui firmato senza chiedere alcun costo visto che rientra tra i suoi obblighi.

Questo documento assume ancora più valore nel caso di compravendita dell’immobile, perché questo documento dovrà far parte della documentazione da presentare davanti al notaio al momento dell’atto.

Ne consegue che se si è regolari con i pagamenti l’immobile mantiene più valore, perché i servizi funzionano e vengono fatti i lavori di manutenzione.

Nel caso di vendita dell’immobile, un documento che dimostri che la gestione è lineare verrà ben visto dal compratore e può essere utilizzato in trattativa per dimostrare il reale valore dell’immobile stesso.

Molto spesso però l’amministratore non fa quanto in suo potere per recuperare le somme dovute, ti sei mai chiesto il perché?

Innanzitutto perché, nel 90% dei casi, il condominio è amministrato da uno studio di piccole dimensioni, gestito dal solo amministratore o dall’amministratore e una o al massimo due collaboratori part-time.

Diventa così impossibile star dietro a tutto.

Inoltre perché l’amministratore è consapevole che sollecitare i pagamenti ed intraprendere le necessarie azioni di recupero attraverso un legale creerà inevitabilmente tensione con il condomino moroso e che questo quasi sicuramente non appoggerà la sua candidatura in assemblea.

Infine, l’amministratore potrebbe non attivarsi perché ha qualcosa da nascondere, così evita di intraprendere la strada del recupero perché non vuole muovere le acque. La situazione potrebbe spingere, infatti, qualche condomino a fare controlli sulla gestione e potrebbe far venire a galla possibili furbate.

E allora che fare?

Devi pretendere trasparenza e quindi, che l’amministratore ti metta al corrente sullo stato dei pagamenti delle quote condominiali. Chiedi direttamente all’amministratore di esaminare la documentazione contabile e verificare se e come sta portando avanti le eventuali azioni di recupero.

Solo così potrai essere sicuro di avere un amministratore che faccia i tuoi interessi, di vivere sereno nella tua casa ed essere tranquillo che il tuo investimento non si svaluti nel tempo.

Ok, siamo arrivati all’ultimo punto dell’articolo 1130 del codice civile:

10. REDIGERE IL RENDICONTO CONDOMINIALE ANNUALE DELLA GESTIONE E CONVOCARE L’ASSEMBLEA PER LA RELATIVA APPROVAZIONE ENTRO CENTOTTANTA GIORNI.

Alla chiusura della gestione annuale, l’amministratore di condominio è tenuto per legge a presentare a tutti i condòmini il rendiconto annuale della gestione.

L’annualità dura 12 mesi (es.: dal 1° gennaio al 31 Dicembre oppure dal 1° giugno al 31 maggio dell’anno successivo) e allo scadere dell’anno di gestione l’amministratore ha 180 giorni (ripeto CENTOTTANTA giorni) per convocare l’assemblea di condominio, per presentare il bilancio consuntivo della sua gestione, cioè, il documento che conferma le spese sostenute, i soldi incassati dai condòmini, insomma tutte le attività svolte nell’anno appena trascorso.

Il mancato rispetto di questi termini è uno dei motivi per poter revocare il tuo amministratore.

Il codice civile inoltre ci dice che la convocazione deve pervenire al condomino 5 giorni prima della data fissata per l’assemblea mediante uno di questi quattro modi:

  • Raccomandata a mano;
  • Fax;
  • Raccomandata con ricevuta di ritorno;
  • Posta elettronica certificata (PEC);

Sono questi gli unici modi che tutelano tutti i condòmini da qualsiasi controversia.

Nonostante questo, molti amministratori usano scorciatoie come mail (non PEC), posta ordinaria, messaggi sul telefono o addirittura fogli appesi sul portone del condominio.

Molti amministratori in questi casi giustificano la cosa dicendo che sono i condòmini stessi a chiedere di “risparmiare” il costo della raccomandata.

Ma ha davvero senso risparmiare in questi casi?

La risposta è assolutamente no, prima di tutto perché la legge è molto chiara e va semplicemente rispettata e poi perché non farlo nel modo corretto espone tutto il condominio e l’amministratore stesso ad un rischio di far invalidare tutte le decisioni prese.

Spesso anche chi rispetta questo termina fissa la riunione tra i 5 ed i 10 giorni dall’invio della convocazione, sai perché?

Perché con così poco preavviso è davvero difficile leggere il bilancio, comprendere cosa sia successo durante l’anno e prepararti al meglio per la riunione.

Dal momento che ricevi la convocazione con il bilancio consuntivo dovresti:

  • verificare l’andamento della gestione del condominio, se tutte le spese sono corrette, cosa è stato fatto e cosa no;
  • verificare chi ha versato tutte le rate e chi non le ha versate;
  • verificare se tutti i fornitori sono stati pagati e se non sono stati pagati capire il motivo;
  • verificare l’estratto conto del conto corrente condominiale;
  • capire come si è comportato l’amministratore in questo anno;
  • decidere se rinnovare oppure revocare l’amministratore;
  • in caso di revoca, cercare un nuovo amministratore di condominio da nominare.

Capisci da solo che se l’avviso di convocazione ti arriva 5 giorni prima dell’assemblea sarà veramente dura che tu possa farcela!

Il rendiconto è l’esame dell’amministratore, molti condòmini non lo sanno o lo prendono sotto gamba, ma dal rendiconto devi riuscire a capire se il tuo amministratore sta facendo i tuoi interessi oppure ha qualcosa da nascondere.

Gli amministratori lo sanno e in molti fanno di tutto per ostacolare il più possibile questa fase, renderla difficile e poco chiara ai condòmini.

Una delle domande più frequenti all’interno del gruppo è proprio questa:

“il mio amministratore non convoca l’assemblea da due anni, come devo comportarmi?”

E la mia risposta è sempre la stessa:

“Revoca subito il tuo amministratore perché chi non convoca l’assemblea annualmente ha sicuramente qualcosa da nascondere e vuole evitare il suo esame perché probabilmente sa che verrebbe bocciato!”

CONCLUSIONI

Bene, siamo arrivati alla fine.

So che è stato molto lungo e più che un articolo ne è uscita una guida, ma spero ti sia utile nel valutare il lavoro del tuo amministratore perché, troppo spesso, chi vive in condominio non essendo informato non ha idea dei danni economici e personali che può ricevere a causa di una mala gestione.

Se hai bisogno di ulteriori informazioni puoi lasciare un commento oppure accedere al gruppo Condopedia, al suo interno trovi me, il mio team di professionisti esperti in materia condominiale e tantissime persone che come te vivono in condominio con le quali poterti confrontare.

Ah, devo chiederti un favore!

Scrivo articoli come questo per tutti i lettori come te che sono interessati a ricevere utili consigli sulla propria vita condominiale.

Ma avere un blog porta via davvero molto tempo, per questo la più grande soddisfazione per me è ricevere condivisioni e commenti di critica positiva (e negativa)!

Proprio per questo motivo ti chiedo se puoi condividere l’articolo con i pulsanti a lato (sinistro) o commentare l’articolo con la tua opinione al riguardo. Se hai domande, non esitare a farle!

Fabio

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Silvia
1 Anno fa

Ciao Fabio sono Silvia ti faccio davvero tanti complimenti sul modo chiaro e preciso di elaborare le situazioni (le leggi, ecc…) per chi è dall’altra parte della barricata, il condòmino. Sono contenta di essere stata accettata in questo gruppo, perché il condòmino merita di essere messo al corrente del modo giusto di operare del proprio amministratore. Penso che il mio ringraziamento sia condiviso da molti all’interno del gruppo. Se ci sarai avremo la possibilità di conoscerci a Bologna il 7/8 marzo 2020 al convegno dell’altro gruppo che facciamo parte. Se no, spero di poterti aiutare e fiancheggiare in condopedia. it , come me ne ha parlato Andrea. Cmq ancora congratulazioni 🤝! A presto. Buona serata. Silvia. 🙋

silvia sabetta
1 Anno fa

Ciao 🖐️ Fabio, come al solito il tuo modo di esprimerti è semplice, chiaro e non troppo “legiferativo”, quindi è alla portata di tutti!
Con frasi adeguate, informazioni dettagliate ed esempi concreti, riesci sempre a rendere un concetto legale ostico, alla sua essenza di base.
Insomma, la tua dialettica professionale e comprensibile, secondo me, riceverà un 🌏 di critiche POSITIVE!
In effetti l’articolo 1130 così spiegato è utile e piacevole da leggere 📖…
Osservazione personale :
ma ti rendi conto che in circa 20 anni che faccio l’amministratrice, ma soprattutto la condòmina, non ho mai trovato nessun amministratore che rispettasse ‘almeno’ la metà di questi 🔟 punti?
Sempre perché io vado a cercare il pelo nell’uovo, farai poi un articolo sulle diversità delle maggioranze nei diversi casi, sulle liti attive e passive e sul fatto che l’amministratore non può raccogliere deleghe, perché non può decidere del suo operato e della sua nomina e che sono i condòmini a decidere il compenso e la durata in carica dell’amministratore?
Ora non mi viene più in mente nulla per crearti ulteriore lavoro (come se non ne avessi già abbastanza!), così colgo l’occasione per rinnovare i miei complimenti per il lavoro che hai svolto e per augurarti una buona giornata. Silvia 👋

[…] rispetta gli obblighi di legge […]

Chiara
1 Anno fa

Ciao Fabio, sono Chiara e vivo in un condominio di 12 appartamenti, compreso di giardino perimetrale e n.12 parcheggi numerati . Fino a circa 10 anni fa, ognuno di noi poteva usufruirne a scelta degli stessi indifferentemente. Ad una assemblea è stato deciso di assegnare ad ogni appartamento un posto auto (ad estrazione, mi dicono, io non ero presente e probabilmente i pochi presenti si sono scelti i posti più belli). Ora io ti chiedo posso impugnare tale cambiamento, visto che è stato messo a verbale l’assegnazione dei posti, ma non è scritto sul regolamento condominiale??come posso far tornare la cosa come prima??. Grazie mille Chiara.

10 Mesi fa

Grazie Fabio x i chiarimenti e Le linee guida da tener conto con questa categoria !
Sabrina

MARCO DIANA
9 Mesi fa

Molto esauriente nelle descrizioni anche se,per uno inesperto, è un po difficile capire tutto. Cercherò di stampare e rileggere il tutto.